Integritetspolicy

Folkets Hus och Parker är en idéburen organisation med en värdegrund som bygger på principerna om jämlikhet, jämställdhet och allas lika värde. Det är därför självklart för oss att även värna den enskilda individens personliga integritet och rätt till sin egen information.

Integritetspolicy för behandling av personuppgifter

Denna policy har i sin senaste version upprättats 2018-05-21 för Riksorganisationen Folkets Hus och Parker, organisationsnummer 802000-9356, nedan vanligen benämnd ”Folkets Hus och Parker”, ”riksorganisationen” eller ”vi”.

Syfte

Folkets Hus och Parker lägger stor vikt vid att värna din personliga integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Därför har vi tagit fram den här policyn. Den utgår från gällande dataskyddslagstiftning, inkluderande den europeiska dataskyddsförordningen (GDPR) samt den svenska dataskyddslagen och annan tillämplig lagstiftning, och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet.

Syftet med policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar, vilken laglig grund vi har, samt hur du själv kan utöva dina rättigheter.

Bakgrund

Vårt huvudsakliga syfte med att behandla dina personuppgifter är att kunna fullgöra våra förpliktelser gentemot dig. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

Vi behöver också dina personuppgifter för att ge dig bra service exempelvis vad gäller service, marknadsföring, uppföljning och information. Vi kan också behöva dina personuppgifter för att uppfylla de krav som ställs i lagstiftning, samt utföra intressent- och verksamhetsanalyser.

Du har rätt att motsätta dig att vi använder personuppgifter för direktmarknadsföring. När vi samlar in personuppgifter om dig för första gången får du mer information om detta och hur du kan motsätta dig det.

Riktlinjer

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och lag. Här följer exempel på personuppgiftstyper vi behandlar:

• Namn
• Adress
• E-postadress
• Telefonnummer
• Faxnummer
• Ålder
• Födelsedatum
• Kön
• Titel
• Förtroendeuppdrag
• Användarnamn
• Fotografier eller film
• Betalkortsnummer, kreditkortsnummer och andra bankrelaterade uppgifter
• Uppgifter som du registrerade självmant och frivilligt uppger
• Innehåll som du själv publicerar, så kallat användargenererat innehåll

Observera att en specifik personuppgiftsbehandling kanske bara använder enstaka personuppgiftstyper, medan andra har behöver flera. Exempelvis används bara din e-postadress när vi skickar ut nyhetsbrev, medan vi vid t ex utskick av en lönespecifikation använder flera av de ovan angivna personuppgiftstyperna.

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?

Vi kontrollerar alltid vilken laglig grund vi har för att behandla dina personuppgifter. I de fall den lagliga grunden är samtycke, det vill säga att du ger oss din uttryckliga tillåtelse att behandla dina personuppgifter, ser vi alltid till att låta dig fylla i samtyckesformulär där ändamål och omfattning beskrivs.

Du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke för en given personuppgiftsbehandling. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya för den berörda behandlingen, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Tänk på att återkallelse av samtycke i vissa fall kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har i förhållande till dig.

Vi får också tillgång till dina personuppgifter på nedanstående sätt.

Uppgifter som vi får när du:

• tillhandahåller de till oss direkt
• registreras när du besöker vår hemsida
• förekommer i offentliga register.
• anlitar en av våra medarbetare
• anmäler dig till våra kurser, seminarier eller möten
• anmäler dig till nyhetsbrev och andra utskick
• svarar på enkäter och undersökningar
• kontaktar oss, söker anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss

Laglig grund

Då behandling av personuppgifter i utgångsläget inte är tillåten, behövs det som benämns laglig grund för att ändå få göra det i vissa sammanhang.

Våra vanligaste kategorier av personer och vår lagliga grund för att behandla deras personuppgifter listas nedan:

1. Medlemsorganisationers företrädare

Folkets Hus och Parker har endast juridiska personer (organisationer) som medlemmar och dessa omfattas inte av Dataskyddsförordningen. Däremot använder vi oss av uppgifter för olika företrädare kopplade till dessa föreningar, exempelvis vissa förtroendevalda, olika kontaktpersoner för verksamheter och utbud, samt de som frivilligt listar sig hos oss.

För dessa är den lagliga grunden främst avtal, då behandlingen intimt hänger samman med det avtalsliknande förhållande som råder mellan riksorganisationen och dess medlemsorganisationer. Vi använder oss också av den lagliga grunden berättigat intresse, då det är viktigt att behandla personuppgifter för vissa företrädare för medlemsorganisationerna, för att vi ska kunna upprätthålla den service och de tjänster som ingår i medlemskapet.

2. Avtalsansluten parts företrädare

Organisationer som inte är medlemmar i Folkets Hus och Parker, kan via olika avtal – exempelvis filmsättning och visning av Live på bio-material – reglera sitt samarbete med Folkets Hus och Parker. Även i detta sammanhang behöver vi förutom organisationens egna grunduppgifter, även vissa personuppgifter för kontaktpersoner etc. Den lagliga grunden för behandling av dessas personuppgifter är avtal och i vissa fall även berättigat intresse.

3. Nyhetsbrevsprenumerant

Folkets Hus och Parker ger ut ett antal digitala nyhetsbrev. För de mottagare som tillhör kategori 1 och 2 ovan, används avtal, samt berättigat intresse som laglig grund, då nyhetsbreven är den huvudsakliga kanalen för information och service kring medlemsnytta och arrangörsåtaganden.

4. Förtroendevald

Som förtroendevald i Folkets Hus och Parker behandlar vi dina personuppgifter med de lagliga grunderna juridisk förpliktelse och berättigat intresse. Detta hänger samman med att du som förtroendevald i olika sammanhang spelar en roll i Folkets Hus och Parkers löpande förvaltning med de rättsliga förpliktelser som följer med detta. Du får i vissa fall ersättningar, traktamenten eller motsvarande som underställs krav i exempelvis skattelagstiftning och liknande lagar och regelverk. Det är också rimligt att vi kan skicka information till dig som behövs för att du på bästa sätt ska kunna utföra ditt uppdrag.

5. Anställd

Som anställd i Folkets Hus och Parker behandlar vi dina personuppgifter med de lagliga grunderna avtal, juridisk förpliktelse samt intresseavvägning. Dels för att kunna uppfylla vad som överenskommits i anställningsavtalet, men även de krav som ställs på oss som arbetsgivare beträffande skattelagstiftning och arbetsmarknadslagstiftning, samt vad som föreskrivs i gällande kollektivavtal och pensionsregler. Grunden intresseavvägning används exempelvis för anställdas uppgifter till friskvårdsföretag och hantering av anställdas e-post.

6. Besökare på våra webbsidor

För att följa besökares beteende på Folkets Hus och Parkers webbsidor använder vi så kallade cookies.

Cookies/kakor
Cookies är små textfiler som lagras på besökarens dator och som är möjlig att använda för att följa vad besökaren gör på webbplatsen. Det kan vara en sessionscookie som tillfälligt lagras i datorns minne, men som försvinner så snart besöket avslutas och webbläsaren stängs ner. En permanent cookie ligger kvar på besökarens dator även efter avslutat besök.

Våra cookies
Våra cookies hjälper oss att göra ditt besök på webbsidan bättre och behövs för att funktioner på webbsidan ska fungera.

Vår webbplats är skapad i verktyget WordPress och använder sessionscookies för att identifiera användare som ska logga in och ge rätt behörighet.

För att göra vår sida mer tillgänglighetsanpassad använder vi Talande Webb och Google Translate.

Vi använder och samlar in statistik genom Google Analytics, i syfte att förbättra webbsidans prestanda och funktionalitet samt utvärdera och förbättra marknadsföringsinsatser.

Som användare kan du själv bestämma
Vill du inte acceptera kakor kan din webbläsare ställas in så att du automatiskt nekar till lagring av kakor eller informeras varje gång en webbplats begär att få lagra en kaka. Genom webbläsaren kan också tidigare lagrade kakor raderas. Se webbläsarens hjälpsidor för mer information.

7. användare av webbtjänster som tillhandahålls av Folkets Hus och Parker

För användare av våra medlemssidor på nätet, medlemsregister samt vårt utbudssystem och ärendehanteringssystem som tas i bruk under 2018, används ett anpassat inloggningssystem, som automatiskt avgör användarens behörighet. För hantering av personuppgifter inom dessa system används de lagliga grunderna avtal, berättigat intresse och samtycke.

För medlemsorganisationer som använder medlemssidor samt webbtjänsterna handlar det främst om det avtalsförhållande som uppstår genom medlemskapet, medan det berättigade intresset handlar om exempelvis rätten att hantera uppgifter om kontaktpersoner i exempelvis utbudsrelaterade frågor. Samtycke används för att ge personer med enklare förtroendeuppdrag i en medlemsorganisation, exempelvis en ungdomsansvarig eller utbildningssamordnare möjlighet att ta del av information på de behörighetsskyddade medlemssidorna på nätet.

Dina rättigheter

Vi strävar efter att vara öppna med hur vi behandlar dina uppgifter. Om du vill få insyn i den personuppgiftbehandling som vi gör i relation till dig har du rätt att begära uppgifter om detta. Om vi mottar en sådan begäran, kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. Du har också alltid rätt att begära att dina personuppgifter rättas i händelse av att de är felaktiga eller missvisande.

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande lagstiftning har du även rätt att begära att uppgifterna raderas eller begränsas. Du har också rätt att invända mot vår behandling (exempelvis den behandling som baseras på våra berättigade intressen) eller att begära att få de uppgifter som du har lämnat till oss överförda till annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportering).

Dina personuppgifter ska inte behandlas för direktmarknadsföring om du motsätter dig sådan behandling. Du har också rätt att när som helst återkalla dina ditt lämnande samtycke. Vi kommer i så fall inte använda dina uppgifter för ändamål som baseras på detta samtycke.

När vi samlar in dina personuppgifter för första gången kommer vi att informera dig om hur vi har fått tag i personuppgifterna, vad vi kommer att använda dem till, vilka rättigheter du har enligt dataskyddslagstiftningen och hur du kan ta tillvara dessa.
Du kommer också att bli informerad om vem som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och hur du kan kontakta oss om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som avser dina personuppgifter och/eller rättigheter.

Om du anser att vi hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du även rätt att lämna in klagomål till Datainspektionen, som är den svenska tillsynsmyndigheten för att dataskyddslagstiftningen efterlevs bland landets företag och organisationer.

Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?

Vi utarbetar rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast medarbetare och andra personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.

Behandling av känsliga personuppgifter föregås alltid av en kontrollprocess, samt behörighets- och lagringsbegränsning, vilket innebär ett högre skydd för de av dina personuppgifter som bedöms som känsliga.

Våra säkerhetsåtgärder för såväl digital som analog information är anpassade med din integritet i fokus och skyddar i mycket hög grad mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?

Vår utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det, eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part upprättar vi sekretessavtal samt säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.

Uppgifter om ordförande, chef eller annan officiell företrädare för medlemsorganisation kan komma att lämnas ut till behörig person i den Folkets Hus och Parkregionförening som ansvarar för samordning i det geografiska område där medlemsorganisationen är belägen. I sådana fall får uppgifterna endast användas för kommunikation som hör samman med den regionala verksamhet som bedrivs i regionföreningarna och får ej delas vidare.

Ansvar

Riksorganisationen Folkets Hus och Parker är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.

Du kan kontakta oss på telefon 08-452 25 00 eller info@folketshusochparker.se för mera information.

Versioner av detta dokument
2018-05-22: Version 1.0 (aktuell version)