Integritetspolicy för behandling av personuppgifter
Denna policy har i sin senaste version upprättats 2018-05-21 för Riksorganisationen Folkets Hus och Parker, organisationsnummer 802000-9356, nedan vanligen benämnd ”Folkets Hus och Parker”, ”riksorganisationen” eller ”vi”.
Syfte
Folkets Hus och Parker lägger stor vikt vid att värna din personliga integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Därför har vi tagit fram den här policyn. Den utgår från gällande dataskyddslagstiftning, inkluderande den europeiska dataskyddsförordningen (GDPR) samt den svenska dataskyddslagen och annan tillämplig lagstiftning, och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet.
Syftet med policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar, vilken laglig grund vi har, samt hur du själv kan utöva dina rättigheter.
Bakgrund
Vårt huvudsakliga syfte med att behandla dina personuppgifter är att kunna fullgöra våra förpliktelser gentemot dig. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.
Vi behöver också dina personuppgifter för att ge dig bra service exempelvis vad gäller service, marknadsföring, uppföljning och information. Vi kan också behöva dina personuppgifter för att uppfylla de krav som ställs i lagstiftning, samt utföra intressent- och verksamhetsanalyser.
Du har rätt att motsätta dig att vi använder personuppgifter för direktmarknadsföring. När vi samlar in personuppgifter om dig för första gången får du mer information om detta och hur du kan motsätta dig det.
Riktlinjer
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och lag. Här följer exempel på personuppgiftstyper vi behandlar:
• Namn
• Adress
• E-postadress
• Telefonnummer
• Faxnummer
• Ålder
• Födelsedatum
• Kön
• Titel
• Förtroendeuppdrag
• Användarnamn
• Fotografier eller film
• Betalkortsnummer, kreditkortsnummer och andra bankrelaterade uppgifter
• Uppgifter som du registrerade självmant och frivilligt uppger
• Innehåll som du själv publicerar, så kallat användargenererat innehåll
Observera att en specifik personuppgiftsbehandling kanske bara använder enstaka personuppgiftstyper, medan andra behöver flera. Exempelvis används bara din e-postadress när vi skickar ut nyhetsbrev, medan vi vid t ex utskick av en lönespecifikation använder flera av de ovan angivna personuppgiftstyperna.
Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?
Vi kontrollerar alltid vilken laglig grund vi har för att behandla dina personuppgifter. I de fall den lagliga grunden är samtycke, det vill säga att du ger oss din uttryckliga tillåtelse att behandla dina personuppgifter, ser vi alltid till att låta dig fylla i samtyckesformulär där ändamål och omfattning beskrivs.
Du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke för en given personuppgiftsbehandling. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya för den berörda behandlingen, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Tänk på att återkallelse av samtycke i vissa fall kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har i förhållande till dig.
Vi får också tillgång till dina personuppgifter på nedanstående sätt.
Uppgifter som vi får när du:
• tillhandahåller de till oss direkt
• registreras när du besöker vår hemsida
• förekommer i offentliga register.
• anlitar en av våra medarbetare
• anmäler dig till våra kurser, seminarier eller möten
• anmäler dig till nyhetsbrev och andra utskick
• svarar på enkäter och undersökningar
• kontaktar oss, söker anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss
Laglig grund
Då behandling av personuppgifter i utgångsläget inte är tillåten, behövs det som benämns laglig grund för att ändå få göra det i vissa sammanhang.
Våra vanligaste kategorier av personer och vår lagliga grund för att behandla deras personuppgifter listas nedan:
1. Medlemsorganisationers företrädare
Folkets Hus och Parker har endast juridiska personer (organisationer) som medlemmar och dessa omfattas inte av Dataskyddsförordningen. Däremot använder vi oss av uppgifter för olika företrädare kopplade till dessa föreningar, exempelvis vissa förtroendevalda, olika kontaktpersoner för verksamheter och utbud, samt de som frivilligt listar sig hos oss.
För dessa är den lagliga grunden främst avtal, då behandlingen intimt hänger samman med det avtalsliknande förhållande som råder mellan riksorganisationen och dess medlemsorganisationer. Vi använder oss också av den lagliga grunden berättigat intresse, då det är viktigt att behandla personuppgifter för vissa företrädare för medlemsorganisationerna, för att vi ska kunna upprätthålla den service och de tjänster som ingår i medlemskapet.
2. Avtalsansluten parts företrädare
Organisationer som inte är medlemmar i Folkets Hus och Parker, kan via olika avtal – exempelvis filmsättning och visning av Live på bio-material – reglera sitt samarbete med Folkets Hus och Parker. Även i detta sammanhang behöver vi förutom organisationens egna grunduppgifter, även vissa personuppgifter för kontaktpersoner etc. Den lagliga grunden för behandling av dessas personuppgifter är avtal och i vissa fall även berättigat intresse.
3. Nyhetsbrevsprenumerant
Folkets Hus och Parker ger ut ett antal digitala nyhetsbrev. För de mottagare som tillhör kategori 1 och 2 ovan, används avtal, samt berättigat intresse som laglig grund, då nyhetsbreven är den huvudsakliga kanalen för information och service kring medlemsnytta och arrangörsåtaganden.
4. Förtroendevald
Som förtroendevald i Folkets Hus och Parker behandlar vi dina personuppgifter med de lagliga grunderna juridisk förpliktelse och berättigat intresse. Detta hänger samman med att du som förtroendevald i olika sammanhang spelar en roll i Folkets Hus och Parkers löpande förvaltning med de rättsliga förpliktelser som följer med detta. Du får i vissa fall ersättningar, traktamenten eller motsvarande som underställs krav i exempelvis skattelagstiftning och liknande lagar och regelverk. Det är också rimligt att vi kan skicka information till dig som behövs för att du på bästa sätt ska kunna utföra ditt uppdrag.
5. Anställd
Som anställd i Folkets Hus och Parker behandlar vi dina personuppgifter med de lagliga grunderna avtal, juridisk förpliktelse samt intresseavvägning. Dels för att kunna uppfylla vad som överenskommits i anställningsavtalet, men även de krav som ställs på oss som arbetsgivare beträffande skattelagstiftning och arbetsmarknadslagstiftning, samt vad som föreskrivs i gällande kollektivavtal och pensionsregler. Grunden intresseavvägning används exempelvis för anställdas uppgifter till friskvårdsföretag och hantering av anställdas e-post.